Tietosuoja-asetus meidän kaikkien turvana

9.4.2018
Sole Jäntti, KLT, TJ, yritysneuvoja EAT, Controller

Tietosuoja-asetus on ollut tämän kevään haaste, jonka selvitys olikin odottamattoman suuri työ. 25.5.2018 EU:n yleinen tietosuoja-asetus on astumassa voimaan ja dokumentointi ja sopimuskanta pitäisi olla silloin ajan tasalla. Kimmokkeeksi on tehty melko hevi uhkasakko, joka innostaa hoitamaan asian kuntoon 4% yhtiön liikevaihdosta tai 10 milj euroa ja lain mukaan näistä otetaan suurempi luku. Huh, toivottavasti tuo on vain uhkailua, mutta ainakin meidän yrityksellemme riittävä kimmoke hoitaa asia kuntoon. Hallitus on tehnyt esityksen vielä uuden tietosuojalain säätämisestä ja tarkoitus, on että se astuisi samana päivänä voimaan. Myös rikoslakiin on tulossa uusi nimike tietosuojarikos. Odotellaan mitä loppujen lopuksi saadaan aikaan....

Lähdimme aluksi tekemään omaa tietosuojakartoitusta ja dokumentaatiota. Asian hoitamiseksi kävimme koulutuksissa ja laadimme apudokumentaatiota ja huomasimme, että urakka on massiivinen ja tieto joka on tarjolla on sekavaa ja pääosin jo vanhanaikaista. Markkinoilla on useitakin tietosuojakartoitus palveluita mutta ne näyttävät olevan kehitetty suuremmille yrityksille ja hinnat liikkuvat tuhansissa. Koska olimme tehneet itsellemme jo tätä selvitystyötä ja havainneet sen niin työteliääksi, oli suorastaan pakko tehdä jotain asiakasyritystemme tueksi. Kehitimme asiakkaidemme tueksi palvelupaketin ja rakensimme työkalusarjan, jossa saamme täytettyä pienen yrityksen tarpeisiin riittävän tietosuoja-asetuksen vaatiman dokumentointivaatimuksen.

Tietosuoja-asetus toi uusia velvoitteita yrityksille. Pelkkä lain muu noudattaminen ei enää riitä. Dokumentaation merkitys on korostunut. Yrityksen tulee ensin kartoittaa tilanteensa ja kehitystarpeensa sekä muuttaa jonkin verran toimintatapojaan, tiedottaa ja kouluttaa henkilökuntaa, laatia riittävä käsittelyselosteet sekä tehdä suunnitelma vuotuisten toimien hoitamisesta. Tietosuoja on selvitettävä vuosittain ja vaaditut tietojen poistot on hoidettava vuosittain.

Tietosuojakartoitukset ovat olleet nyt käynnissä reilun kuukauden ja ajat ovat täyttyneet kovaa tahtia. Kartoituksia tehdään vielä kesäkuullakin, mutta sitten ne jäävät tauolle ja avaamme kalenteriin taas syksyllä uusia aikoja. Kartoituspaketti on ollut odottamattoman suosittu ja täyttänyt yhden henkilön työaikakalenterin lähes kokonaan. Tähän mennessä ovat yrittäjät olleet melko yllättyneitä eri asioista joita pitää ottaa huomioon ja kaikki ovat yhtä mieltä, että tämä palvelu on selkiyttänyt yrityksen tilannetta sekä helpottanut paljon heidän omaa työtaakkaansa tämän lain osalta.